Автоматизация управления дебиторской задолженностью

Хорошо налаженная система управления дебиторской задолженностью должна решать следующие задачи:

• Минимизация просроченной задолженности
• Уменьшение сроков оборачиваемости капитала
• Минимизация рисков неплатежей на этапе заключения договоров
• Минимальная зависимость от персонала

Типичные задачи, которые приходится решать при постановке системы управления дебиторской задолженностью:

• Разработка и внедрение эффективного положения по работе с дебиторской задолженностью
• Подготовка формы договоров в соответствии с реальными условиями работы, что позволяет эффективно взыскивать просроченную задолженность
• Проведение инвентаризации взаиморасчётов с подписанием актов сверок
• Приведение действующих договоров в соответствии с новыми правилами работы
• Подготовка шаблонов писем напоминаний, предупреждений, претензий
• Подготовка шаблонов документов для принудительного взыскания задолженности через нотариусов, суды, судебных исполнителей, банки
• Внедрение автоматизированной системы блокировки отгрузок при превышении лимита товарного кредита или при наличии просроченной задолженности
• Внедрение автоматизированной системы формирования писем - напоминаний, предупреждений, претензий
• Корректировка системы мотивации персонала в соответствии с новыми правилами
• Обучение персонала по эффективной работе с дебиторской задолженностью
• …

Как работает автоматизированная система управления дебиторской задолженностью:

2 раза в неделю (вторник и пятница) менеджер по продажам в автоматическом режиме формирует письма утверждённого образца в зависимости от сроков наступления платежа.

• Напоминание.
  • Формируется по документам где срок оплаты наступает в ближайшие 3-7 дней.
  • Текст письма содержит данные о договоре, накладной, сумме, и напоминание о сроке оплаты.
• Предупреждение
  • Формируется по документам, где срок оплаты просрочен от 5 до 10 дней.
  • Текст письма содержит данные о договоре, накладной, сумме, количестве дней просрочки и предупреждение о приостановке отгрузки при неоплате просроченной задолженности в течение 5 календарных дней.
• Претензия
  • Формируется по документам, где срок оплаты просрочен более 10 дней.
  • Текст письма содержит данные о договоре, накладной, сумме, количестве дней просрочки, информирование о том, что отгрузки приостановлены до полного погашения просроченной задолженности, а в случае неоплаты в течение 5 дней будет начата процедура принудительного взыскания задолженности, пени и штрафных санкций в соответствии с договором.

• Все сформированные письма могут быть распечатаны сразу для всех контрагентов + печать на конверты и (или) отправлены на электронную почту. Напоминания отправляются только на электронную почту, а Предупреждения и Претензии необходимо распечатать, подписать и направить обычным письмом.

• Данная процедура по времени занимает 15-20 минут. Это значительно меньше, чем телефонные переговоры со всеми должниками и в большинстве случаев значительно эффективнее.

• По накладным, просроченным более 15 дней менеджер по продажам готовит по стандартным шаблонам пакет документов для передачи в соответствующие инстанции, либо в суд для принудительного взыскания. В системе все отгрузки при наличии просроченной задолженности свыше 5 дней блокируются и могут быть осуществлены только начальником отдела продаж, что защищает систему от "продавливания" менеджера по продажам на отгрузку под обещания "завтра всё оплатим".

• Для поддержания системы "в тонусе" руководитель предприятия еженедельно проводит совещания по работе с дебиторской задолженностью. Со временем достаточно будет одного совещания в месяц.

Здесь приведены базовые принципы, выработанные нами при постановке систем работы с дебиторской задолженностью. Реально, у каждого бизнеса за много лет сформирован свой уникальный механизм взаимодействия с контрагентами, требующий индивидуальной адаптации под выше изложенные методики.

Если желаете провести экспертную оценку Вашей системы работы с дебиторской задолженностью, оставьте заявку, мы с Вами свяжемся и согласуем встречу.